A Ordem de Serviço e suas riquezas escondidas

As empresas que prestam serviços, especialmente aquelas que possuem equipes em campo fazendo atendimentos, não vivem sem sua Ordem de Serviço.

No entanto, raramente paramos para pensar tudo que ela representa…

Pelo ponto de vista de quem as SOLICITA, o Sr. Cliente, em geral ela é a portadora de toda a angústia, frustração e/ou preocupação, afinal ele deve estar sofrendo de uma dor e aquela Ordem de Serviço pode ser o seu alívio. Pelo ponto de vista de quem as EMITE, elas são a representação de um ORDEM, vá e faça! Pelo ponto de vista de quem as RECEBE, soam como mais uma atividade em seu dia, uma obrigação, um problema a ser resolvido. “–Será Ela fácil de resolver ou passarei um dia daqueles!?

Ordem de Serviço

Pois é, tão incompreendidas…

As Ordens de Serviços adquirem diversos formatos e diversas configurações. Algumas são meros papeis impressos, que foram gerados em Word ou Excel, outras são blocos impressos em gráficas com 3 vias carbonadas, alguns já estão em formatos digitais, seja num Notebook, Tablet ou Smartphone.

Ainda assim, não importa tanto o seu formato, mas, a sua IMPORTÂNCIA para a empresa de serviços. Mas, o que é a ORDEM DE SERVIÇO?

  • A Ordem de Serviço é o espelho da demanda do SOLICITANTE;
  • São as instruções do EMITENTE;
  • São as orientações do RECEBEDOR.
  • Ela é o instrumento pelo qual a empresa orienta seu PESSOAL DE CAMPO sobre qual cliente atender, qual atividade realizar, em alguns casos, os checklists orientam como o serviço deve ser feito.

$Faturamento$

Além desse aspecto informativo, a Ordem de Serviço desempenha o papel de comprovação da efetiva execução do serviço contratado. Nela o cliente assina e firma seu de acordo com a conclusão. Confirma e respira aliviado que a sua dor foi sanada. O profissional de campo sente o orgulho de mais uma missão cumprida e a empresa pode registrar mais um cliente satisfeito.

Essa figura de tão emblemática importância, também é a base para que as cobranças sejam feitas, dirimindo dúvidas e servindo de comprovante para medições e posteriores faturamentos.

Então… Embora seja tão importante, não se imagina o quanto ela sofre. Sofre com a pasta entulhada de outros objetos, são dobradas e amassadas sem cerimônia, são esquecidas, rasuradas, apagadas, rasgadas, tomam cafezinho e suco muitas vezes, óleo, graxa e toda sorte de pingos de chuva.

Ordem de Serviço

Enfim, Ela, que tem tanta relevância para a atividade das Assistências Técnicas, guarda um tesouro INESTIMÁVEL! Caso as empresas tomassem consciência disso, aposto que Elas, não sofreriam tanto.

Ah! Mas ainda não pretendo revelar esse segredo, não antes de enquadrar a perspectiva.

A era da informação

Vivemos a Era da Informação (saiba mais aqui https://pt.wikipedia.org/wiki/Era_da_informação). Após a Revoluções Industrial, vivemos a Revolução dos dados. Costuma-se dizer: “esprememos os dados até eles confessarem”. Os estudos dos dados, gerados por diversos tipos de fontes, fez surgir uma nova profissão, os Cientistas de Dados. Eles têm a função de coletar e analisar um mundo de conteúdo gerado por milhares e até milhões de origens diversas em busca de estabelecer relações de causa e efeito, informações não reveladas a “olho nu”, enfim, descobrir e analisar verdades que não são perceptíveis aos humanos durante operações normais.

Data Analytics

Além disso, com o advento da Internet das Coisas (IoT) que populariza o uso de sensores e gera um volume absurdo de dados, acentua-se a necessidade de tratar-se dos mesmos de uma forma automática e inteligente. Esses dados ficam registrados ao longo do tempo e só uma análise feita com técnica e algoritmos de máquina, podem perceber os padrões ocultos.

Saiba mais aqui: https://iliot.tech/iot-na-gestao-de-manutencao/

Além desses dados gerados por sensores e automações, existem outros que não estão presentes ou não são coletados dessa forma.

O segredo revelado

Acredito que após as informações acima, vocês já devem ter imaginado ou estão inferindo do que se trata o segredo…

gestão estratégica de manutenção

De volta à Estrela desse post, a Ordem de Serviço, posso afirmar que Ela contém uma riqueza inexplorada. Quando as empresas possuem algum Sistema de Gestão de Serviços, ao menos existe o registro histórico do cliente ou dos equipamentos atendidos. Porém, uma grande maioria das empresas que possuem algum Sistema, poucas são digitalizadas de ponta a ponta (App em SmartPhones) e mesmo assim, quase nenhuma aplica técnicas de Análise de Dados nos dados que são coletados.

Em muitos casos, especialmente na Assistência Técnica de Máquinas, são coletados dados de peças trocadas, dados técnicos de medidas, eventos de problemas, etc.

Esses dados podem suportar ações preventivas, identificar melhorias, alertar sobre perdas, enfim, é um repositório riquíssimo e quase nada explorado.

Os novos caminhos da Ordem de Serviço

Bem, acredito que tenha conseguido meu ponto, chamar a atenção para essa figura comum e quase invisível no dia-a-dia de muitas empresas. Porém, não basta apenas apresentar toda essa estória bonita e não apontar soluções.

iliOt - Gestão de Ordem de Serviço

Ficamos assim, para a felicidade Dela, sim há um caminho! Porém, deixarei esse tema para um próximo post. Fique ligado.

Falarei sobre a Digitalização de todo o processo, da automatização através de tecnologias de sensoriamento e Analise de Dados.

Até breve.

Para saber + O que é uma Ordem de Serviço?

Gestão de Serviços e o Checkin / Checkout

Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia” William Edwards Deming, 1950

Dando significado à frase de Deming, a partir da nova versão 1.4.1 do nosso App, a funcionalidade de Checkin / Checkout passou a ser item obrigatório em todas as Ordens de Serviço. Através dela, é possível medir o tempo de execução de cada OS, seja ela de Serviço ou de Deslocamento.

OS de Deslocamento – O Profissional pode sair do escritório com uma OS de Deslocamento. Nessa OS ele registra, através de Checkin, o horário de sua saída, e com o Checkout, seu retorno à base.

OS de Serviço – Analogamente a OS de Deslocamento, realiza-se o Checkin no início da atividade e Checkout ao final.

Tela do App para Checkin e Checkout

Para facilitar o trabalho de análise dos Tempos de Trabalho, os dados registrados no Checkin / Checkout são registrados na OS e aparecerão no Painel de OS. Os dados brutos podem ser baixados em formato de Planilha Excel para serem tratados.

Com esses dados disponíveis e de fácil acesso, veja ampliação da tela abaixo, é possível medir o tempo de execução de cada atividade.

Esse processo de medição, irá proporcionar um maior conhecimento sobre os tempos de trabalho e podem ser utilizados para estudos que podem levar a melhoria da produtividade das equipes.

iliOt FSM – Aprovação digital de Ordem de Serviço

O processo de Digitalização de suas Ordens de Serviço, muitas vezes, esbarra na necessidade de envio de cópia da OS para que o cliente confira e valide o trabalho realizado.

Essa fase do processo, pode impedir ou dificultar a adoção da tão sonhada “eliminação do papel”.

Alguns clientes finais de fato necessitam receber as cópias em papel, mas, também podem ter acesso a documentos digitais, que podem ou não ser assinados digitalmente.

A ferramenta de FSM do iliOt, permite que seu cliente final tenha acesso a todas as Ordens de Serviço em tempo real. Seu cliente poderá ver todas as atividades que estão agendadas dentro de seu contrato e realizar a aprovação da execução assim que você o autorizar (Publicar).

Dentro do fluxo de encaminhamento das Ordens de Serviço, após todo o processo de revisões, a próxima etapa é a Publicação, momento em que seu cliente poderá emitir o relatório no conforto de seu escritório e aprová-lo digitalmente.

Essa aprovação fica registrada na Plataforma iliOt, totalmente documentada.

A melhor notícia disso tudo é que isso não custa nenhum centavo a mais. Libere quantos acessos precisar a seus clientes para que cada um faça a aprovação digital de seus serviços.

Desta forma, Bye, Bye papel! 

Claro, isso é uma opção, caso ainda assim seu cliente precise do papel, basta ele imprimir o relatório.

Sempre pensamos em tornar os processos o mais simples possível.

iliOt -> Simples e Poderoso

Aprovação Digital de Ordem de Serviço

Sistema de Manutenção Inteligente – Saiba o que posso fazer por você

Outrora, nos longínquos tempos do início da Revolução Industrial, o Homem foi apresentado às máquinas, engenhocas que facilitavam e aterrorizavam a vida de camponeses e pessoas pouco ou nada instruídas.

Hoje, o mundo das máquinas já não é uma novidade. Ainda assustam pela sua alta produtividade em comparação aos humanos, mas, as máquinas tem sérias dificuldade de comunicação.

Então, aqui estou eu, dotado de uma rede de sensores fabricados por meus parceiros, estou aqui para transformar a linguagem das máquinas em ações concretas no mundo dos Humanos, transformando dados em conhecimento e ações.

E quem se beneficiará disso?

Você que mantem essas máquinas aterrorizantes em operação!

Tenha uma visão geral de como funciona esse Sistema de Manutenção Inteligente no diagrama abaixo

Entradas: No lado esquerdo estão representadas as entradas, quem ou o que pode gerar informação para que eu possa agir. Pode ser de uma máquina, de um humano como você ou vindo de outros sistemas;

Processamento: Aqui entro eu e minha modéstia! Combino as informações provenientes das entradas, com uma série de outros dados para gerar resultado.

Saídas: No lado direito temos os resultados possíveis de meus Processamentos, que podem ser relatórios, informações georreferenciadas, workflow de processos, etc.

Vejamos na prática como funcionaria:

  1. Um dos sensores, conectados as minhas Redes de Comunicação (LPWA, 3G/4G, LTE, etc.) envia uma sinalização que atingiu a carga horária para manutenção;
  2. Ao receber esta notificação, identifico o protocolo de atendimento pré-programado e tomo minhas ações;
    1. Localizo através de minha Rede de Profissionais, qual o técnico adequadamente capacitado está mais próximo ao local e com a menor carga de trabalho;
    2. Seleciono o protocolo de atendimento adequado;
    3. Abro uma Ordem de Serviços (OS) através de minha funcionalidade de FSM (Field Service Management);
    4. Sinalizo no Mapa e em um Painel a abertura da OS;
    5. Encaminho para abertura de Ordem de Serviço em nosso App;
    6. Sinalizo ao supervisor e seu técnico, via e-mail e notificação no App respectivamente;
  3. Dai em diante mantenho o acompanhamento. Assim que tudo estiver sido completado, sinalizo no painel de OS, sinalizo ao supervisor e preparo o relatório para ser enviado ao cliente final.

Desta forma, acompanho todo o ciclo de ações de forma automatizada.

Quais os ganhos que posso gerar? Isso é assunto para uma outra conversa.

Obrigado.

Let machines talk”