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Gestão de manutenção em planilhas: por que é preciso rever essa prática?

Apesar da evolução dos processos de gestão em função da tecnologia, ainda é comum encontrar empresas terceirizadas que fazem a gestão de manutenção em planilhas, como as de Excel. Embora sejam úteis, elas estão se tornando obsoletas e dando lugar às soluções baseadas em sistemas, softwares e Internet das Coisas (IoT).

Se você tem dúvida sobre o que realmente significa a IoT, ela pode ser compreendida como a comunicação máquina a máquina (M2M) pela internet. Por meio de sensores e dispositivos, é possível que diferentes objetos, como máquinas industriais, (compressores e geradores, por exemplo) compartilhem dados e informações para realizar tarefas.

No caso das empresas que prestam serviço de manutenção, a Internet das Coisas (ao contrário dos métodos tradicionais de controle, como é o caso das planilhas) pode ajudar, por exemplo, a medir em tempo real a produção das máquinas e mostrar quais setores estão precisando de mais atenção, se há equipamentos avariados ou passando por manutenções preventivas, etc.

O resultado desses dados, reunidos por meio dos dispositivos conectados entre si, é uma tomada de decisão ágil e assertiva, que contribui diretamente para a produtividade do seu negócio além da satisfação do seu cliente.

O que pode dar errado na gestão de manutenção em planilhas?

Se a tecnologia está à disposição das empresas de manutenção, por que afinal ainda se faz gestão de manutenção em planilhas para o controle de dados e informações?

Certamente há diferentes respostas para isso, e entre elas está o domínio das informações por quem as elabora, o que em tese traz segurança e comodidade.

Porém, as planilhas, que a princípio podem ser simples e úteis, trazem alguns riscos e podem ocasionar problemas de gestão complicados de solucionar.

Veja alguns deles agora:

Perda de dados

Ao contrário das soluções automatizadas, as quais reúnem todos os dados em um mesmo sistema, as planilhas de gestão da manutenção geralmente são divididas por setor e, ainda, cada gestor possui uma cópia do documento.

Nesse caso, você pode imaginar o risco de se utilizar versões antigas que podem levar a erros de gestão ou mesmo encontrar números divergentes nas planilhas de setores distintos? Caso isso aconteça, o que não é nada incomum, tanto a gestão quanto a tomada de decisão podem ficar seriamente comprometidas.

Quando as informações ficam centralizadas em rede, os riscos de acessar dados desatualizados ou versões antigas diminui. Porém, há mais demora ou dificuldade em seu acesso, já que determinados documentos, com grande volume de dados, levam um tempo considerável para abrir.

Além disso, a empresa corre o risco de perder os dados por falhas na conexão com a internet ou por sobreposições de planilhas de gestão salvas em computador local, ou pessoal.

Falta de visão holística dos processos

Toda gestão de manutenção em planilhas é feita com os objetivos de controlar as informações e posteriormente analisá-las. O problema é que com o uso de programas, como o Excel, as informações são armazenadas de forma separada por setor e, no momento de unificá-las para realizar as análises necessárias, pode haver dificuldades ou mesmo impossibilidade de integrar dados.

Há fórmulas que possibilitam que o dado alterado em uma planilha interfira em outra, porém, além de tornar o documento pesado, não tem muita serventia no que diz respeito à gestão, pois, as informações são difíceis de serem analisadas portanto, com pouco valor para a tomada de decisão.

Organização dos dados

Apesar de uma empresa em início de operação conseguir fazer a gerenciamento de manutenção em planilhas, conforme a companhia vai crescendo e seus números aumentando, começa se tornar complicado manter os processos eficientes com esse tipo de ferramenta. É possível dizer, inclusive, que o risco de desorganização aumenta na mesma proporção que o volume de dados.

Erros recorrentes

Quando se trata de planilhas organizadas manualmente, erros são comuns. Nesse caso há diversos riscos, como alterações ou exclusões acidentais de fórmulas, colunas ou até mesmo do próprio documento, o que pode levar à completa alteração das informações e os consequentes problemas para a gestão.

Relatórios complexos

Apesar de muitos ainda verem a gestão de manutenção em planilhas como uma solução simples e descomplicada, para aproveitar todos os recursos oferecidos é necessário conhecimento técnico e avançado. Afinal, não é tão simples criar determinadas fórmulas, obter as informações desejadas e construir relatórios realmente eficientes.

Segurança dos dados

Um dos grandes problemas da gestão de manutenção em planilhas é certamente a segurança dos documentos. Como esses são salvos diretamente no computador, podem ser alvos fáceis para vírus e extravios, os quais facilitam o vazamento de informações e até mesmo a perda total de informações essenciais para a gestão.

Quais as vantagens dos sistemas de manutenção para as empresas?

Pelas informações que listamos acima você pôde perceber que, apesar de ser uma solução a princípio simples e cômoda, fazer a gestão de manutenção em planilhas traz também uma série de riscos, os quais podem dificultar ou até mesmo comprometer o andamento dos processos em uma empresa.

Ao contrário, automatizar o controle da manutenção por meio de softwares e sistemas traz, além da segurança, atividades muito mais eficientes.

Outro benefício é que, mesmo diante de um grande volume de informações, não há problemas com lentidão e dificuldades em encontrar dados, por exemplo. Além disso, a junção de todas as informações em um mesmo lugar possibilita uma gestão de técnicos de campo e tomada de decisão muito mais ágil, assertiva e organizada.

E, se a preocupação é com o orçamento, saiba que o mercado oferece diversas soluções para que empresas de todos os portes automatizem seus processos.

Manutenção inteligente: sensores de vibração

Uma sessas soluções são os sensores de vibração. Segundo uma pesquisa da BBC Research, o mercado global de sensores deve atingir US$154,4 bilhões até 2020 e crescer 10,1% dentro dos próximos 5 anos.

Pelos números dá para perceber que esse tem sido um investimento realizado por cada vez mais indústrias e empresas, não é mesmo? Ou seja, automatizar processos é cada vez mais comum e quem ficar de fora, certamente estará alguns passos atrás da concorrência.

Entre as soluções que visam facilitar a manutenção em indústrias e empresas estão os sensores de vibração. Eles se utilizam da Internet das Coisas para fazer o trabalho crítico de monitoramento, medições e coleta de dados em máquinas.

iliOt: uma alternativa às planilhas de gestão de manutenção

Como observamos, as planilhas de gestão de manutenção estão dando lugar a sistemas mais práticos e seguros. Pensando nisso, e para auxiliar no gerenciamento da manutenção em compressores e geradores, existe o sistema de gestão da iliOt, que atua integrado a um sensor de vibração instalado mecanicamente nas máquinas para facilitar o monitoramento e otimizar os processos de manutenção.

Entre as suas vantagens estão:

  • Facilidade na instalação, pois não requer a instalação de nenhum fio, e a configuração;

  • Controle do horímetro das máquinas em tempo real, de forma automática e remotamente;

  • Informações sobre o total de horas trabalhadas e os ciclos de trabalho;

  • Acompanhamento pelo computador a partir de uma moderna rede de Internet das Coisas;

  • Total segurança dos dados ou contra invasões;

  • Notificações automáticas quando há necessidade de manutenção;

  • Gerenciamento de serviço, a qual permite, entre outras funcionalidades, a criação de ordens de serviço e a seleção de profissionais mais qualificados.

Como você pôde ver, a gestão de manutenção em planilhas está ficando no passado. Portanto, empresas que querem continuar sólidas e competitivas devem começar a implantar soluções automatizadas com o auxílio da Internet das Coisas, as quais facilitem o acompanhamento dos processos, a coleta e análise de dados e a tomada de decisão.

Quer saber mais sobre como gerenciar a manutenção de seus equipamentos por meio de uma plataforma simples e intuitiva de gestão, elaborada especialmente para empresas do setor? Então conheça a Plataforma iliOt – Intelligent IoT.

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