As empresas que prestam serviços, especialmente aquelas que possuem equipes em campo fazendo atendimentos, não vivem sem sua Ordem de Serviço.
No entanto, raramente paramos para pensar tudo que ela representa…
Pelo ponto de vista de quem as SOLICITA, o Sr. Cliente, em geral ela é a portadora de toda a angústia, frustração e/ou preocupação, afinal ele deve estar sofrendo de uma dor e aquela Ordem de Serviço pode ser o seu alívio. Pelo ponto de vista de quem as EMITE, elas são a representação de uma ORDEM, vá e faça! Pelo ponto de vista de quem as RECEBE, soam como mais uma atividade em seu dia, uma obrigação, um problema a ser resolvido. “–Será Ela fácil de resolver ou passarei um dia daqueles!?”
Pois é, tão incompreendidas…
As Ordens de Serviços adquirem diversos formatos e diversas configurações. Algumas são meros papeis impressos, que foram gerados em Word ou Excel, outras são blocos impressos em gráficas com 3 vias carbonadas, alguns já estão em formatos digitais, seja num Notebook, Tablet ou Smartphone.
Ainda assim, não importa tanto o seu formato, mas, a sua IMPORTÂNCIA para a empresa de serviços. Mas, o que é a ORDEM DE SERVIÇO?
- A Ordem de Serviço é o espelho da demanda do SOLICITANTE;
- São as instruções do EMITENTE;
- São as orientações do RECEBEDOR.
- Ela é o instrumento pelo qual a empresa orienta seu PESSOAL DE CAMPO sobre qual cliente atender, qual atividade realizar, em alguns casos, os checklists orientam como o serviço deve ser feito.
$Faturamento$
Além desse aspecto informativo, a Ordem de Serviço desempenha o papel de comprovação da efetiva execução do serviço contratado. Nela o cliente assina e firma seu de acordo com a conclusão. Confirma e respira aliviado que a sua dor foi sanada. O profissional de campo sente o orgulho de mais uma missão cumprida e a empresa pode registrar mais um cliente satisfeito.
Essa figura de tão emblemática importância, também é a base para que as cobranças sejam feitas, dirimindo dúvidas e servindo de comprovante para medições e posteriores faturamentos.
Então… Embora seja tão importante, não se imagina o quanto ela sofre. Sofre com a pasta entulhada de outros objetos, são dobradas e amassadas sem cerimônia, são esquecidas, rasuradas, apagadas, rasgadas, tomam cafezinho e suco muitas vezes, óleo, graxa e toda sorte de pingos de chuva.
Enfim, Ela, que tem tanta relevância para a atividade das Assistências Técnicas, guarda um tesouro INESTIMÁVEL! Caso as empresas tomassem consciência disso, aposto que Elas, não sofreriam tanto.
Ah! Mas ainda não pretendo revelar esse segredo, não antes de enquadrar a perspectiva.
A era da informação
Vivemos a Era da Informação (saiba mais aqui https://pt.wikipedia.org/wiki/Era_da_informação). Após a Revoluções Industrial, vivemos a Revolução dos dados. Costuma-se dizer: “esprememos os dados até eles confessarem”. Os estudos dos dados, gerados por diversos tipos de fontes, fez surgir uma nova profissão, os Cientistas de Dados. Eles têm a função de coletar e analisar um mundo de conteúdo gerado por milhares e até milhões de origens diversas em busca de estabelecer relações de causa e efeito, informações não reveladas a “olho nu”, enfim, descobrir e analisar verdades que não são perceptíveis aos humanos durante operações normais.
Além disso, com o advento da Internet das Coisas (IoT) que populariza o uso de sensores e gera um volume absurdo de dados, acentua-se a necessidade de tratar-se dos mesmos de uma forma automática e inteligente. Esses dados ficam registrados ao longo do tempo e só uma análise feita com técnica e algoritmos de máquina, podem perceber os padrões ocultos.
Saiba mais aqui: https://iliot.tech/iot-na-gestao-de-manutencao/
Além desses dados gerados por sensores e automações, existem outros que não estão presentes ou não são coletados dessa forma.
O segredo revelado
Acredito que após as informações acima, vocês já devem ter imaginado ou estão inferindo do que se trata o segredo…
De volta à Estrela desse post, a Ordem de Serviço, posso afirmar que Ela contém uma riqueza inexplorada. Quando as empresas possuem algum Sistema de Gestão de Serviços, ao menos existe o registro histórico do cliente ou dos equipamentos atendidos. Porém, uma grande maioria das empresas que possuem algum Sistema, poucas são digitalizadas de ponta a ponta (App em SmartPhones) e mesmo assim, quase nenhuma aplica técnicas de Análise de Dados nos dados que são coletados.
Em muitos casos, especialmente na Assistência Técnica de Máquinas, são coletados dados de peças trocadas, dados técnicos de medidas, eventos de problemas, etc.
Esses dados podem suportar ações preventivas, identificar melhorias, alertar sobre perdas, enfim, é um repositório riquíssimo e quase nada explorado.
Os novos caminhos da Ordem de Serviço
Bem, acredito que tenha conseguido meu ponto, chamar a atenção para essa figura comum e quase invisível no dia-a-dia de muitas empresas. Porém, não basta apenas apresentar toda essa estória bonita e não apontar soluções.
Ficamos assim, para a felicidade Dela, sim há um caminho! Porém, deixarei esse tema para um próximo post. Fique ligado.
Falarei sobre a Digitalização de todo o processo, da automatização através de tecnologias de sensoriamento e Analise de Dados.
Até breve.
Para saber + O que é uma Ordem de Serviço?